Las empresas mexicanas enfrentarán dos cambios importantes durante 2026: un procedimiento simplificado para obtener o renovar el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) y la sustitución del certificado digital del IMSS por la e.firma emitida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

La información fue compartida por José Luis Sánchez García, integrante de la Comisión Representativa ante Organismos de Seguridad Social (CROSS), durante una conferencia de prensa del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).

El especialista explicó que las modificaciones buscan reducir la carga administrativa de los patrones, facilitar el cumplimiento de las obligaciones laborales y reforzar la seguridad de los movimientos realizados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Sin embargo, los cambios también generan dudas entre los empleadores: ¿quién necesita registrarse en el REPSE?, ¿qué documentos deben presentar las empresas pequeñas?, ¿cuándo dejará de funcionar el certificado del IMSS? y ¿qué sucede si la e.firma está vencida?

¿Qué es el REPSE y quién está obligado a registrarse?

El REPSE es el padrón administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en el que deben inscribirse las personas físicas y morales que proporcionan servicios u obras especializadas y ponen trabajadores a disposición de otra empresa.

El registro surgió después de la reforma de subcontratación laboral de 2021, mediante la cual se prohibió el suministro general de personal, pero se permitió la contratación de servicios especializados que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.

Tener pocos empleados no elimina la obligación. Una empresa con dos, cinco o 10 trabajadores puede necesitar REPSE si presta servicios de mantenimiento industrial, limpieza especializada, seguridad, instalación de equipos, asesoría tecnológica u otra actividad especializada bajo las condiciones establecidas en la legislación.

“No es el común denominador de todos los prestadores, pero sí es muy frecuente la prestación de servicios especializados”, explicó Sánchez García.

Prestar este tipo de servicios sin el registro correspondiente puede generar consecuencias laborales, fiscales y de seguridad social. En la práctica, una empresa sin REPSE puede quedar impedida para ofrecer legalmente un servicio especializado.

Además, la compañía que contrate a un proveedor irregular podría enfrentar dificultades para deducir los pagos o acreditar impuestos relacionados con la operación.

¿Qué cambió en el REPSE durante 2026?

La STPS publicó el 9 de junio de 2026 un acuerdo para simplificar diferentes trámites, incluidos los relacionados con el REPSE. Las nuevas disposiciones entraron en vigor un día después.

Uno de los principales cambios fue la integración de los procedimientos de alta, actualización y cancelación en un solo trámite digital. También se establecieron requisitos y tiempos de respuesta diferentes según el número de trabajadores.

El beneficio más amplio corresponde a las personas físicas y morales que tengan hasta 10 empleados. Para este grupo, la STPS redujo el plazo máximo de resolución de 20 a cinco días hábiles.

Para los prestadores de servicios especializados con más de 10 trabajadores, el tiempo de respuesta disminuyó de 20 a 15 días hábiles.

Sánchez García consideró que la modificación permitirá a las microempresas competir en mejores condiciones frente a compañías de mayor tamaño, debido a que necesitarán menos documentos para obtener o actualizar su registro.

¿Qué documentos necesitan las empresas con hasta 10 trabajadores?

Los requisitos dependen de si el prestador es una persona física o una empresa constituida como persona moral.

Una persona física con hasta 10 trabajadores deberá llenar el formulario electrónico y presentar su constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, comúnmente identificada como Constancia de Situación Fiscal.

En el caso de una persona moral, deberá proporcionar el acta constitutiva y acreditar que su objeto social se encuentra vigente y corresponde con los servicios especializados que pretende registrar.

Entre los documentos que dejaron de solicitarse a este grupo se encuentran la identificación oficial, el poder notarial, los comprobantes de nómina, los registros patronales del IMSS y la cédula de determinación de cuotas del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).

El comprobante de domicilio también fue eliminado como requisito dentro de los trámites incluidos en la simplificación.

“El REPSE pedía un sinnúmero de información. Hoy se reduce el ingreso y la generación de documentos para las empresas pequeñas”, destacó el integrante de la CROSS.

¿Las empresas con más de 10 empleados también reciben beneficios?

Las medianas y grandes empresas conservarán buena parte de la carga documental anterior. Deberán presentar, según corresponda, identificación oficial, poder notarial, comprobantes de nómina, registro patronal del IMSS, cédula del SUA y documentación fiscal o constitutiva.

Su principal beneficio será la reducción del plazo de respuesta a 15 días hábiles.

La simplificación tampoco modifica la finalidad del REPSE ni elimina la revisión de las empresas. La STPS continuará solicitando información para conocer a qué se dedica cada prestador, quién es su representante legal, cuál es su domicilio, qué actividades realizan sus trabajadores y en qué consiste su especialización.

El registro mantiene una vigencia de tres años y debe renovarse dentro del periodo establecido por la autoridad.

¿Qué cambiará en los trámites patronales del IMSS?

El segundo cambio afecta a las personas empleadoras y sujetos obligados que realizan altas, bajas, modificaciones salariales y otros movimientos afiliatorios ante el IMSS.

El Instituto determinó sustituir el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y su certificado digital por la e.firma emitida por el SAT como mecanismo de autenticación.

El objetivo es que los empleadores utilicen una sola llave digital para realizar trámites y reducir los riesgos derivados del robo o uso indebido de los certificados patronales.

De acuerdo con el IMSS, la medida permitirá disminuir la posibilidad de suplantaciones de identidad y movimientos afiliatorios apócrifos o no reconocidos por las empresas.

Sánchez García explicó que uno de los problemas detectados era el uso fraudulento de certificados para registrar a decenas o incluso cientos de personas en un número patronal que no les correspondía.

La e.firma busca ofrecer mayor certeza sobre la identidad de quien realiza los movimientos y brindar seguridad jurídica tanto a los empleadores como a los trabajadores.

¿Cuánto tiempo tienen los patrones para migrar a la e.firma?

El cambio entró en vigor el 17 de julio de 2026 y contempla un periodo de transición de 90 días naturales para que las personas empleadoras y sujetos obligados migren al uso de la e.firma.

Durante ese plazo, las empresas deberán comprobar que su firma electrónica se encuentre vigente, que conserven los archivos digitales correspondientes y que las personas autorizadas puedan ingresar a los sistemas del Instituto.

También se prevé que la vinculación de representantes legales se realice en línea mediante el Escritorio Virtual del IMSS. Para este procedimiento se utilizará tanto la e.firma de la persona o empresa representada como la del representante legal.

Sánchez García recomendó a los patrones no esperar hasta el vencimiento del periodo de transición para comenzar a utilizar la nueva herramienta.

Una e.firma vencida, bloqueada o sin los archivos correspondientes podría impedir que una empresa registre altas, bajas o modificaciones salariales, con el riesgo de detener parte de su operación administrativa.

Menos documentos no significa menos obligaciones

Los cambios simplifican la relación de las empresas con la STPS y el IMSS, pero no eliminan sus responsabilidades laborales, fiscales o de seguridad social.

En el caso del REPSE, los servicios registrados deben coincidir con la actividad real del proveedor, su objeto social y la documentación entregada a sus clientes. La autoridad conserva la facultad de verificar la información y cancelar registros cuando detecte irregularidades.

Para los patrones, la recomendación es revisar desde ahora la vigencia del REPSE, el número de trabajadores reportados y el estado de su e.firma. La reducción de documentos facilitará el cumplimiento, pero cualquier inconsistencia todavía puede detener un trámite o generar contingencias para la empresa.